管理制度

湖南涉外经济学院外事接待工作管理办法

第一章  总    则

第一条  为促进我校外事工作的规范化、科学化管理，更好地服务人才培养中心工作，根据上级有关文件精神，结合我校实际情况，制定本办法。

第二条  本办法中的“外事接待”系指国外及港澳台地区团体或个人（以下简称“外宾”）来校进行校际交流、参观、考察、调研、洽谈合作、参加学术会议等活动的接待工作。

第三条  各单位开展外事工作应遵循“以我为主、互利共赢、趋利避害”和“外事无小事”的原则。外事接待应坚持“服务我校教学与科研、友好对等、务实节俭”的原则。

第四条  国际合作与交流处是我校执行对外政策和处理外事工作的归口管理部门，负责督促、检查、协调和统筹管理学校的外事工作。校内各单位负责本单位的外事接待，且应做到事前报批、事后汇报，有礼、有序、有效地开展工作。

第二章  接待管理

第五条  邀请外宾来访应结合学校教学科研需要，提高计划性，减少临时性、纯礼节性和无实质成效的接待。

第六条  外宾来访前应明确来访目的、访谈具体内容、来访人员名单及背景等。各二级单位应针对来访目的和访谈内容等做好充分准备，制定详细的接待计划，并按要求报国际合作与交流处审批。学校层面外事接待由国际合作与交流处报学校领导审核批准。

第七条  参加外事接待活动的人员应严格遵守外事纪律和外事礼仪，参加会见、授聘或签字仪式等正式场合应着正装。严格遵守国家和学校的保密管理规定，提供给外宾的图文资料须事先提交国际合作与交流处审核把关。

第八条  重大外事活动，如授予荣誉学衔、签署协议、接受捐赠等事宜，必须做好背景资料等相关文本，并提前一个月经国际合作与交流处报学校领导批准并备案。

第九条  各类会见、仪式等接待活动，一般遵循“职位对等”和“工作需要”的原则。凡学校领导参加的外事接待，各二级单位应提前两周将接待方案及日程安排报国际合作与交流处备案。有下列来访人员或活动，可邀请学校领导出席会见：

（一）外国政府和国际组织重要官员；

（二）国外大学和教育机构主要领导；

（三）国际知名专家学者；

（四）曾向我校提供重要捐赠的外籍人员和单位代表；

（五）国际知名研究机构和大公司高层管理人员及研究人员；

（六）其他对我校有特殊贡献的外籍人员；

（七）校际合作签字仪式；

（八）在我校举办的国际会议的开、闭幕式活动；

（九）重要捐赠仪式。

第十条  外事接待过程中应注意搜集、保存相关资料和工作照片（视频）等。接待任务完成后一周内，二级单位将接待工作情况汇总（包括文字、照片、视频，内容包括接待效益和成果、存在的问题和建议等）报国际合作与交流处备案。

第十一条  外国记者或其他外籍人士来校采访、调查，应事先报学校党委宣传部同意，再报国际合作与交流处。

第十二条  国外非政府组织、基金会和有关团体人员来访、捐助（赠）和开展社会调查等，必须事先了解其政治背景、宗教背景、捐助（赠）目的等情况，并书面经国际合作与交流处报学校领导同意方可实施。

第十三条  外事接待活动一般不安排校外参观活动。确需安排了解当地历史文化发展的，应提前经国际合作与交流处报学校领导同意后安排。

第三章  接待费用及外赠礼品

第十四条  外事接待工作应坚持勤俭办事、讲求实效的原则。外事接待费纳入各二级单位年度预算，接待标准及外赠礼品参照学校公务接待标准。

第四章  附则

第十五条 本办法自发布之日起实施，由国际合作与交流处负责解释。

湖南涉外经济学院（境）外来宾短期来访申请表

年  月  日